Od papieru do cyfrowego archiwum: jak program do skanowania PDF ułatwia codzienną pracę biura

Zeskanowanie dokumentu nie oznacza jeszcze, że firma stworzyła funkcjonalne archiwum cyfrowe. Jeśli pliki otrzymują przypadkowe nazwy, trafiają do różnych folderów i nie można przeszukiwać ich treści, odnalezienie potrzebnej faktury lub umowy nadal zajmuje dużo czasu. Papierowy chaos zostaje jedynie przeniesiony na dysk.

Dobrze zaplanowana digitalizacja łączy skanowanie z rozpoznawaniem tekstu, indeksowaniem, kontrolą jakości oraz automatycznym kierowaniem dokumentów do właściwych lokalizacji. Dzięki temu plik PDF staje się częścią uporządkowanego procesu, a nie tylko cyfrowym zdjęciem kartki.

Dlaczego zwykły skan często nie wystarcza?

Najprostszy skan zapisuje dokument jako obraz. Można go otworzyć i przeczytać, ale system nie zawsze rozpoznaje znajdujące się na nim słowa. Użytkownik nie wyszuka więc umowy na podstawie nazwiska kontrahenta ani nie odnajdzie faktury po jej numerze, jeśli dane nie zostały wcześniej wpisane ręcznie.

Problem rośnie wraz z liczbą plików. Kilkanaście dokumentów można jeszcze uporządkować samodzielnie. Przy setkach faktur, formularzy i pism ręczne nadawanie nazw, tworzenie folderów oraz przepisywanie danych staje się czasochłonne i podatne na pomyłki.

Samo skanowanie nie odpowiada także na pytania o dostęp, okres przechowywania, kopie zapasowe i dalszy obieg dokumentu. Dlatego program powinien być dobierany nie tylko pod kątem tworzenia plików PDF, lecz całego sposobu pracy z informacją.

Od programu do kompletnego procesu digitalizacji

Odpowiednio skonfigurowany program do skanowania PDF może tworzyć przeszukiwalne dokumenty, rozpoznawać zawarte w nich dane i przekazywać pliki do wybranego systemu lub repozytorium. Arcus oferuje rozwiązania do digitalizacji dokumentów i danych, wykorzystujące między innymi technologię OCR oraz automatyzację ograniczającą konieczność ręcznego przepisywania informacji.

Takie podejście pozwala połączyć urządzenie skanujące z dalszym procesem biznesowym. Faktura może zostać rozpoznana, opisana numerem i nazwą dostawcy, a następnie skierowana do systemu finansowego. Umowa trafia do właściwej teczki elektronicznej, natomiast formularz klienta może rozpocząć określony workflow.

Największą wartość daje więc nie samo utworzenie pliku, ale nadanie mu kontekstu i włączenie go do codziennej pracy organizacji.

OCR zmienia obraz w dokument, który można przeszukiwać

Technologia OCR rozpoznaje znaki znajdujące się na zeskanowanej stronie i przekształca je w tekst możliwy do przetwarzania przez system. Dzięki temu użytkownik może przeszukiwać zawartość pliku PDF podobnie jak zwykły dokument utworzony w edytorze tekstu.

OCR może również odczytywać wybrane dane, takie jak:

• numer faktury,
• data wystawienia,
• nazwa kontrahenta,
• kwota,
• numer umowy,
• identyfikator pracownika,
• kod kreskowy.

Rozpoznane informacje mogą posłużyć do automatycznego nazwania dokumentu, przypisania metadanych albo wyboru miejsca zapisu. Ogranicza to pracę polegającą na przepisywaniu danych z papieru do systemu ERP, DMS czy elektronicznego archiwum.

Skuteczność rozpoznawania zależy jednak od jakości materiału. Krzywo zeskanowana strona, zabrudzenia, słaby kontrast, odręczne dopiski lub uszkodzony dokument mogą wymagać kontroli człowieka. Automatyzacja powinna przyspieszać pracę, ale nie może oznaczać rezygnacji z weryfikacji.

Przeszukiwalny PDF skraca drogę do informacji

Cyfrowe archiwum jest użyteczne wtedy, gdy pracownik potrafi szybko odnaleźć konkretny dokument. Pliki opisane wyłącznie nazwami typu „skan001.pdf” nie rozwiązują tego problemu.

Przeszukiwanie pełnotekstowe umożliwia odnalezienie dokumentu na podstawie informacji znajdującej się w jego treści. Użytkownik nie musi pamiętać dokładnej nazwy pliku ani folderu. Może wykorzystać nazwę kontrahenta, numer sprawy lub charakterystyczne sformułowanie.

Jeszcze większe możliwości dają metadane. Dokumenty można filtrować według kategorii, daty, działu, statusu, klienta czy okresu przechowywania. W efekcie archiwum zaczyna przypominać uporządkowaną bazę informacji, a nie zbiór luźnych plików.

Automatyczne nazywanie i kierowanie dokumentów

Ręczne zapisywanie każdego skanu do właściwego folderu jest monotonne i łatwo prowadzi do błędów. Program może automatycznie kierować dokumenty na podstawie danych rozpoznanych w ich treści, kodów kreskowych albo szablonu wybranego przez użytkownika.

Pracownik może na przykład wskazać na panelu urządzenia kategorię „faktury”, „umowy” lub „dokumenty kadrowe”. System zastosuje odpowiednie parametry, utworzy plik w wymaganym formacie i prześle go do przypisanej lokalizacji. W bardziej zautomatyzowanym wariancie rodzaj dokumentu może zostać rozpoznany bez ręcznego wybierania kategorii.

Takie reguły pomagają zachować jednolity sposób archiwizacji w całej organizacji. Dokumenty nie trafiają do prywatnych folderów pracowników, a ich nazwy i opisy pozostają zgodne z przyjętym standardem.

Jakość skanów ma znaczenie dla całego archiwum

Nieczytelny plik może być równie mało użyteczny jak zagubiony dokument papierowy. Dlatego proces powinien obejmować kontrolę kompletności i jakości odwzorowania.

Przed rozpoczęciem masowego skanowania trzeba ustalić między innymi wymagany format, rozdzielczość, tryb koloru oraz sposób postępowania z pustymi stronami. Zbyt niska jakość utrudni odczyt i działanie OCR, natomiast przesadnie wysoka rozdzielczość niepotrzebnie zwiększy rozmiar plików oraz zapotrzebowanie na przestrzeń dyskową.

Kontrola powinna wykrywać:

• brakujące lub podwójne strony,
• niewłaściwą orientację,
• ucięte fragmenty dokumentu,
• zbyt słaby kontrast,
• nieczytelne pieczęcie i podpisy,
• błędne przypisanie do sprawy.

Przy dużych zbiorach ręczne sprawdzanie każdej strony może być niewykonalne, dlatego warto połączyć automatyczne mechanizmy kontroli z weryfikacją próbek i dokumentów oznaczonych jako problematyczne.

Dostęp do dokumentów wymaga odpowiednich uprawnień

Cyfrowy plik można łatwo skopiować lub przesłać, dlatego digitalizacja musi uwzględniać ochronę informacji. Dokumenty kadrowe, finansowe, medyczne czy umowne nie powinny być dostępne dla wszystkich użytkowników tylko dlatego, że znajdują się we wspólnym repozytorium.

System powinien pozwalać na przypisywanie uprawnień zgodnie z rolą pracownika oraz rejestrowanie wykonywanych operacji. Znaczenie mają także szyfrowanie transmisji, bezpieczne uwierzytelnianie, kopie zapasowe i zasady przechowywania dokumentów.

Warto również kontrolować miejsca tymczasowego zapisu. Skan zawierający dane osobowe nie powinien pozostawać na pulpicie, w ogólnodostępnym folderze ani w pamięci urządzenia dłużej, niż jest to konieczne do jego przetworzenia.

Co zrobić z papierowym oryginałem?

Utworzenie cyfrowej kopii nie zawsze pozwala natychmiast zniszczyć dokument papierowy. Znaczenie mają rodzaj dokumentacji, obowiązujące przepisy, wymogi dowodowe oraz przyjęte w firmie procedury.

Przed rozpoczęciem digitalizacji trzeba zatem określić:

• które dokumenty mogą być obsługiwane wyłącznie cyfrowo,
• dla których należy zachować papierowy oryginał,
• jak długo przechowywać poszczególne kategorie,
• kto zatwierdza brakowanie dokumentacji,
• jak udokumentować wykonanie cyfrowej kopii.

W przeciwnym razie firma może stworzyć dwa równoległe archiwa bez jasnego rozstrzygnięcia, które z nich jest właściwe. Zamiast uproszczenia pojawi się dodatkowa praca związana z utrzymywaniem papieru i plików.

Jak rozpocząć digitalizację bez dezorganizacji biura?

Najbezpieczniej zacząć od jednego dobrze rozpoznanego procesu, na przykład faktur kosztowych, dokumentacji umownej albo korespondencji przychodzącej. Pozwala to ustalić wymagania, przetestować OCR i poprawić zasady nazewnictwa przed objęciem systemem kolejnych działów.

Projekt powinien rozpocząć się od analizy dokumentów: ich liczby, jakości, formatów, źródeł i dalszej drogi w organizacji. Następnie można określić zakres automatyzacji, strukturę metadanych, uprawnienia oraz miejsce docelowego zapisu.

Ważne jest także rozdzielenie bieżącego skanowania od digitalizacji archiwum historycznego. Obsługa nowych dokumentów powinna jak najszybciej działać według ustalonego standardu. Starszy zbiór można przetwarzać etapami, nadając pierwszeństwo aktom najczęściej wykorzystywanym lub narażonym na zniszczenie.

Cyfrowe archiwum zaczyna się przed naciśnięciem przycisku „skanuj”

Program do skanowania PDF ułatwia pracę dopiero wtedy, gdy jest częścią przemyślanego procesu. Sam plik nie rozwiązuje problemów z wyszukiwaniem, odpowiedzialnością, dostępem i dalszym obiegiem dokumentów.

Połączenie skanowania, OCR, metadanych, automatycznego przekazywania plików i kontroli uprawnień pozwala stworzyć archiwum, z którego pracownicy mogą rzeczywiście korzystać. Dokumenty szybciej trafiają do właściwych osób, informacje można łatwiej odnaleźć, a ręczne przepisywanie danych przestaje zajmować znaczną część dnia pracy.

Cyfryzacja nie polega więc na prostym zastąpieniu segregatora folderem na dysku. Jej celem jest uporządkowanie sposobu, w jaki firma przechwytuje, opisuje, przechowuje i wykorzystuje informacje.