Prowadzisz własną działalność gospodarczą, która stale się rozrasta? A może szukasz sposobu, który pozwoli Ci na szybkie opanowanie chaosu w dokumentacji przedsiębiorstwa? Jeśli masz na głowie coraz więcej obowiązków oraz nie radzisz sobie z opanowaniem faktur i innych dokumentów, koniecznie sprawdź nowoczesne sposoby na ich segregację oraz digitalizację.
Dla wielu przedsiębiorców przechowywanie dokumentów firmy z biegiem czasu staje się dość kłopotliwe. Ze względu na fakt, iż papierowe faktury, dokumenty księgowe i umowy zajmują sporo miejsca – do ich przechowywania często potrzebne są nawet ponadplanowe pomieszczenia. To generuje dodatkowe koszty, których jako przedsiębiorca chcesz przecież uniknąć.
Fizyczne przechowywanie dokumentów firmy – jak robić to dobrze?
Przechowywanie dokumentów firmowych w wersji papierowej jest nie tylko kłopotliwe, ale
i wymaga odpowiednio dużej przestrzeni na ten cel. Pamiętaj, że nawet najlepiej posegregowane i skompletowane dokumenty przedsiębiorstwa w wersjach papierowych są sporym utrudnieniem, np. podczas wyszukiwania informacji. Jeśli chcesz jak najlepiej przygotować się do segregacji oraz opanować firmową dokumentację w tradycyjnym formacie, koniecznie zaopatrz się w takie akcesoria biurowe, jak:
- segregatory,
- zakładki,
- organizery,
- szuflady metalowe,
- kartony do archiwizacji.
Kiedy zainwestujesz w powyższe akcesoria biurowe, na pewno znacznie szybciej opanujesz papierową dokumentację firmy. Warto jednak dodać, że przechowywanie dokumentów w ten sposób jest coraz rzadziej stosowane – większość nowoczesnych firm stawia na digitalizację swoich działań!
Digitalizacja dokumentów firmowych, czyli przyszłość nowoczesnych firm
W kwestii zarządzania wirtualną dokumentacją, jej przesyłaniem, katalogowaniem oraz porządkowaniem, warto zainwestować w nowoczesne oprogramowanie, czyli system zarządzania dokumentami. Korzystając z nowoczesnej platformy działającej na zasadach
low-code, zyskasz dostęp do innowacyjnego oprogramowania, które znacznie przyśpieszy działanie Twojego przedsiębiorstwa. W ramach digitalizacji i zarządzania cyfrowymi wersjami dokumentów poprzez dedykowane oprogramowanie, możesz:
- łatwiej kontrolować firmowe finanse,
- zarządzać przepływem informacji i dokumentacji w przedsiębiorstwie,
- szybciej organizować pracę grupową,
- zintegrować usługi firmowe z usługami Office365 dla wszystkich swoich współpracowników.
Jeśli zdecydujesz się na wykorzystanie nowoczesnego oprogramowania do zarządzania firmową dokumentacją, będziesz w stanie bezpiecznie przechowywać wszelkie firmowe dokumenty, a także w razie potrzeby szybciej je odnajdziesz poprzez dostęp do zaawansowanej wyszukiwarki.
Podsumowując – dokumenty, które muszą być przechowywane przez przedsiębiorców
w Polsce to głównie: deklaracje, faktury, księgi finansowe, dokumenty podatkowe oraz inne dokumenty kadrowo-płacowe. Im większa firma, tym więcej dokumentacji, dlatego warto inwestować w innowacyjne rozwiązania pozwalające na redukcję kosztów i przyspieszenie pracy.
